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Car Policy: Definition
Das ist die interne Autopolitik des Unternehmens.Die carpolicyumfasst Rechte und Pflichten von Mitarbeitern, die Nutznießer der Fahrzeuge sind.Kurz gesagt: Es ist eine interne Charta, die die Nutzung von Fahrzeugen regelt.(Nutzung am Abend und an Wochenenden, Tankkarte, Wartung...)
Sie fasst auch die Art der Fahrzeuge zusammen und definiert sie, auf die Beschäftigte und Führungskräfte zugreifen können.
Die wichtigsten Schritte zum Verfassen einer effektiven Car Policy
Viele Unternehmen haben bereits ein Carpolicy.In einigen Fällen wurden diese jedoch vor langer Zeit verfasst und seit vielen Jahren nicht mehr aktualisiert.
Um sicherzugehen, dass Sie erfolgreich sindseine car policyManchmal ist es besser, mit einem leeren Blatt Papier zu beginnen.
Wir haben einen umfassenden Leitfaden für Sie zusammengestellt, der Ihnen helfen wird, Ihre Ziele besser zu definieren und Ihr Car erfolgreich zu schreiben.policy.
Mitarbeiter einbeziehen
Um erfolgreich zu seinseine car policyWenn Sie sich für ein bestimmtes Thema interessieren, müssen Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen.Eine carpolicymuss von den Beschäftigten einer Organisation unabhängig von ihrer Größe unterstützt werden.Je nach Größe des Unternehmens werden nicht dieselben Mitarbeiter einbezogen:bei größeren Unternehmen sollte der Leiter der Einkaufs- oder Personalabteilung einbezogen werden.Bei Unternehmen des Typs TPE, KMU müssten wahrscheinlich die Führungskräfte einbezogen werden.In jedem Fall müssen natürlich die Personen, die die Fahrzeuge fahren sollen, einbezogen werden.
Ziele festlegen
Nachdem Sie die verschiedenen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt haben, müssen Sie die Ziele Ihrer Car Policy auflisten. Dabei ist zu unterscheiden zwischen :
- Die regulatorischen Ziele : Sie werden von der äußeren Umgebung abhängen (wie das Gesetz LOMDas Konjunkturprogramm für umweltfreundlichere Fahrzeugflotten und der Finanzgesetzentwurf 2022.).
- Interne Ziele : Das hängt vom Budget Ihres Unternehmens ab, aber auch vom Image, das Ihr Unternehmen bei Kunden, Lieferanten und in der Öffentlichkeit vermitteln möchte.
Sich Fristen setzen
Das Schreiben einer Car Policy kann Zeit und Energie in Anspruch nehmen. Man muss eine Deadline einhalten, wenn man mit dem Schreiben beginnt, damit man sicher sein kann, dass man am Ende der Übung eine ausgefeilte Car Policy abliefern kann.
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Die Fragen, die Sie sich stellen müssen, um 2023 eine erfolgreiche Autopolitik zu betreiben
Bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer Car Policy beginnen, sollten Sie wissen, welche wichtigen Punkte Sie bei Ihren Überlegungen berücksichtigen sollten. Wir haben einige Themen aufgelistet, die Sie bei Ihren Überlegungen berücksichtigen sollten. Zu jedem Thema haben wir Fragen aufgelistet, die es sich lohnt, Ihnen zu stellen, um Ihre Ziele besser einschätzen zu können.
Die Förderungswürdigkeit
In den meisten Unternehmen fällt der Anspruch auf ein Firmenfahrzeug in zwei große Kategorien:
- Die sogenannten Nutzer unverzichtbar : Sie brauchen ein Fahrzeug für ihre Beschäftigung (Zusteller, Verkäufer usw.)
- Die sogenannten de Status : Das Fahrzeug ist in ihren Vergünstigungen enthalten und sie erhalten es im Rahmen ihrer Funktion.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Wer benötigt ein Fahrzeug für seine Arbeit?
- Ist das derzeitige Angebot an Fahrzeugen im Vergleich zu unseren Konkurrenten ausreichend wettbewerbsfähig?
- Ist unser Vorteilspaket wettbewerbsfähig?
- Gibt es Vorschriften, die uns dazu verpflichten, ab einer bestimmten Anzahl an gefahrenen Kilometern pro Jahr einen Firmenwagen auszugeben?
Die Zuweisung von Fahrzeugen
Darüber hinaus ist es wichtig, sich bei der Zuteilung von Fahrzeugen strenge Regeln zu setzen. In welchen Fällen kann ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellen?
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Ist ein Fahrzeug für ihre Funktion unerlässlich?
- Ab wie vielen Jahren Führerscheinbesitz können wir einem Mitarbeiter ein Fahrzeug anbieten? Sind wir bereit, auch neueren Führerscheinen welche zu beschaffen?
- Leiden sie an einer Behinderung, die sie daran hindern könnte, entspannt Auto zu fahren? Sollten sie im Vorfeld eine Risikobewertung vornehmen?
- Sollten sie einen Verhaltenskodex mit klaren Richtlinien unterschreiben müssen?
Die Wahl der Fahrzeuge
Für die meisten Fahrzeugflotten wird die Auswahl der Fahrzeuge auf mehreren Kriterien beruhen: Preis, BesteuerungSicherheit und Umwelt. Aber auch das Image, das die Fahrzeuge vermitteln, muss berücksichtigt werden. Unternehmen, die eine Flotte von elektrischen Dienstwagen einsetzen, können von einem Return on Investment in Bezug auf ihren Ruf profitieren. Nachhaltiges Engagement wirkt sich positiv auf das Bild aus, das ein Unternehmen bei seinen Kunden und Lieferanten, aber auch bei seinen Mitarbeitern hinterlässt.
Zum Beispiel die Rathaus von Paris hat sich entschieden, den französischen Automobilsektor zu unterstützen und sein Engagement für die Umwelt zu zeigen, indem er Hunderte von Renault Zoe.
Bis 2021 haben 21 französische Unternehmen, darunter Schneider Electric und Capgemini, das Programm zur Energieumstellung von Fahrzeugflotten aufgenommen.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Sind bestimmte Arten von Fahrzeugen von der Auswahlliste ausgeschlossen (z. B. Luxusfahrzeuge oder Diesel) und sollten sie es sein?
- Sind bestimmte Automarken ausgeschlossen?
- Sollte unsere Politik verpflichtende Optionen enthalten?
- Wählen wir zusätzliche Dienstleistungen aus, die wir in unsere Verträge aufnehmen? (Unfallversicherung, Telematik usw.).
- Dürfen die Fahrer das Fahrzeug privat nutzen?
- Können Fahrer verlangen, auf ihren Dienstwagen zu verzichten und ihr eigenes Fahrzeug zu nutzen? Welche Auswirkungen hätte dies auf die Vergütung für den Arbeitnehmer und das Unternehmen?
Die Verantwortlichkeiten des Unternehmens
Als Arbeitgeber sind fast alle Ihre rechtlichen Verpflichtungen, die Firmenwagen betreffen, mit der Sicherheit, Wartung und Versicherung. Sie haben die Pflicht, dafür zu sorgen, dass die Fahrer nicht nur in guter körperlicher Verfassung sind, sondern auch über Fahrkompetenz verfügen, dass von ihnen nicht verlangt wird, unangemessen viel Zeit am Steuer zu verbringen, und dass die ihnen zur Verfügung gestellten Fahrzeuge in gutem Zustand sind und angemessen gewartet werden. Aus rechtlicher Sicht ist es wichtig, dass Sie über eine Nachvollziehbarkeit Ihrer Prüfungen um bei einer möglichen Strafverfolgung nachweisen zu können, dass Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen sind.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Verfügen Sie über eine interne Ressource, die die Sicherheitsregeln der Flotte zusammenfasst?
- Werden die Fahrer ordnungsgemäß überprüft, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Führerschein für den Fahrzeugtyp besitzen, den sie fahren sollen, insbesondere für Nutzfahrzeuge? Werden die Führerscheine regelmäßig überprüft?
- Haben sie Zugang zu Schulungen, um ihr Fahrverhalten zu verbessern? Wie wird vorgegangen, wenn ein Fahrer Punkte verliert?
- Was passiert, wenn einem Empfänger der Führerschein entzogen wird?
- Wie können Sie sicherstellen, dass die Wartung in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird?
- Sind sich die Fahrer auch ihrer Verantwortung bewusst, die Sicherheit des Fahrzeugs regelmäßig zu überprüfen (z. B. den Reifendruck)? Wie kann dieser Parameter überprüft werden?
Gut zu wissen: Die Problematik der Benutzung von Mobiltelefonen am Steuer muss genau beachtet werden. Dies ist ein echtes Thema für Flottenmanager, das von jedem Unternehmen angesprochen werden muss.
Die Verantwortlichkeiten des Empfängers
Wenn Sie einem Fahrer einen Firmenwagen zuweisen, übertragen Sie ihm die Verantwortung für einen Gegenstand von beträchtlichem Wert, der manchmal auch zu Unfällen führen kann. Es ist wichtig, dass der Fahrer versteht, dass er eine gewisse Verantwortung trägt, z. B. für gutes Benehmen und in manchen Fällen auch für die Wartung.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Ist sich der Fahrer seiner Pflichten in Bezug auf die Wartung und Pflege des Fahrzeugs gemäß den Empfehlungen des Herstellers bewusst?
- Sind sie in der Lage, regelmäßige Sicherheitskontrollen durchzuführen (Reifen, Bremsen, Licht usw.). Gibt es eine Möglichkeit, zu überprüfen, ob diese Aufgaben erledigt wurden?
- Verfügt der Fahrer über einen angemessenen Pannendienst? Werden Ratschläge gegeben, was im Falle einer Panne zu tun ist, um das Unfallrisiko zu minimieren?
- Sind die Fahrer über die Modalitäten des Versicherungsvertrags informiert?
Umgang mit Unfällen
Es ist auch wichtig, klare Richtlinien für die Verantwortung des Fahrers bei einem Unfall aufzustellen. Für diesen Teil wäre es sinnvoll, sich von Ihrem Versicherer beraten zu lassen.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Werden Ihren Fahrern Ratschläge gegeben, was sie im Falle eines Unfalls tun sollen? Innerhalb welcher Frist müssen sie Sie als Arbeitgeber benachrichtigen?
- Was passiert bei einem selbstverschuldeten Unfall?
- Haben wir einen Prozess für die Zeit nach dem Unfall eingerichtet?
Die Regeln des guten Benehmens
Ein weiterer Schlüsselbereich des Flottenmanagements ist das Fahrverhalten der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie Sie zum Fahren im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen stehen.
Die Fragen, die Sie sich stellen sollten
- Haben Sie eine Charta für gutes Benehmen, die daran erinnert, dass der Fahrer sich verpflichtet, die Geschwindigkeitsbegrenzungen und die Straßenverkehrsordnung einzuhalten?
- Wenn ein Fahrer einen Verstoß begeht, bezahlt er dann das Bußgeld? Wenn ja, wie können Sie sicherstellen, dass er das Bußgeld bezahlt hat?
- Behält ein/e Mitarbeiter/in sein/ihr Auto, wenn er/sie mehrere Verstöße begangen hat?
- Gibt es Richtlinien für die Möglichkeit, Firmenfahrzeuge für Zwecke wie Abschleppen zu nutzen?
- Was sind die Folgen, wenn ein Fahrer beschuldigt wird, betrunken oder unter Drogeneinfluss gefahren zu sein?
Die Wartung des Fahrzeugs
Mit der Zuweisung eines Firmenwagens vertrauen Sie einem Fahrer einen Gegenstand von hohem Wert an. Der Wiederverkaufswert dieses Fahrzeugs wird jedoch stark beeinträchtigt, wenn es nicht ordnungsgemäß gewartet wird. Ebenso kann es sein, dass Sie am Ende einer Langzeitmiete horrende Instandsetzungsgebühren zahlen müssen, wenn sich das Fahrzeug am Ende des Vertrags nicht in einem guten Zustand befindet. Es ist daher wichtig, den Fahrern ihre Verantwortung für die Instandhaltung des Fahrzeugs bewusst zu machen.
Eine weitere Option, die Sie in Betracht ziehen sollten, ist die Beschleunigung des Übergangs zu 100%-Elektroautos. Diese Wahl ermöglicht es Fuhrparkmanagern, durch einen geringeren Wartungsaufwand erhebliche Einsparungen zu erzielen. Im Durchschnitt können über den gesamten Zyklus hinweg bis zu 50% bei Wartung und Reparatur eingespart werden.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Werden die Fahrer darauf aufmerksam gemacht, dass sie die Wartungs- und Pflegeanforderungen des Herstellers einhalten müssen?
- Welche Informationen sollten die Fahrer erhalten, um das Fahrzeug im bestmöglichen Zustand zu halten? Was erwarten wir in Bezug auf die Reinigung?
- Sollten Fahrzeuge in regelmäßigen Abständen auf kleinere Schäden oder andere Probleme hin überprüft werden? Wer sollte dies tun?
- Was tun bei kleineren Schäden am Fahrzeug? Was ist im Vertrag von Langzeitmiete ?
Ökologie
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Politik CSR intern, müssen Sie mehr oder weniger die Ökologie bei der Verwaltung Ihrer Fahrzeugflotte.
Dies ist ein sehr wichtiger Bestandteil Ihres Autos.policyvor allem im aktuellen regulatorischen Kontext.
In der Tat ist das Gesetz LOM (Loi d'Orientation des Mobilités) verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten und einem Fuhrpark von mehr als 100 Fahrzeugen, ihre Flotte zu erneuern und dabei emissionsarme Motorisierungen zu bevorzugen. Der Rahmen dieses Gesetzes wirft auch andere Herausforderungen auf, wie z. B. die geografische Lage der Betriebsstätten, die in der Nähe von verkehrsberuhigten Zonen (Zones à circulation restreinte - ZFE) angesiedelt sein können. In diesem Zusammenhang muss die Car Policy unbedingt die Strategie des Unternehmens in Bezug auf CSR und umweltfreundliche Mobilität widerspiegeln.
Das Jahr 2022 ist die erste Frist für die neue Regelung, da die Unternehmen eine Erneuerung ihrer umweltschädlichen Fahrzeuge in Höhe von 10% ihrer Flotte garantieren müssen. Diese Quoten müssen schrittweise erhöht werden, um bis 2030 50% saubere Fahrzeuge zu erreichen. Diese Maßnahme wird durch das Verbot des Verkaufs von Autos und Nutzfahrzeugen mit Verbrennungsmotoren im Jahr 2040 unterstützt.
Gleichzeitig müssen Unternehmen im privaten und öffentlichen Sektor die Installation von Ladestationen in ihren Parkhäusern einführen. Diese müssen zwischen 5 und 10% der Parkplätze betragen, je nach Größe des betroffenen Gebiets und der Problematik des Publikumsverkehrs. Finanzierungshilfen wie die Advenir-PrämieUm diesen Wandel zu begleiten, wurden verschiedene Maßnahmen ergriffen.
Der andere regulatorische Teil der LOM betrifft den Pauschalbetrag für nachhaltige Mobilität (FMD). Seit 2022 haben Unternehmen die Möglichkeit, den "Mobilitätsticket" einzuführen. Dabei handelt es sich um ein neues System zur pauschalen Übernahme des Kraftstoffverbrauchs von Arbeitnehmern im Rahmen von Geschäftsreisen. Inspiriert vom "ticket-restaurant" hat es die Form eines vorausbezahlten Tickets, das die Erstattung der Fahrtkosten von Arbeitnehmern erleichtern soll.
Es ist aber auch wichtig zu beachten, dass dies angesichts der ständigen Weiterentwicklung des Angebots an emissionsarmen Fahrzeugen ein Teil ist, den Sie in Ihrem Auto häufig aktualisieren müssenpolicy.
Damit die Mobilität im Unternehmen ein Hebel für Rentabilität und Arbeitszufriedenheit bleibt, ist es unerlässlich, die Car Policy mit Leben zu füllen. Dieses Dokument sollte so flexibel wie möglich bleiben.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Ist unsere Car Policy auf die Strategie abgestimmt CSR globalen Unternehmen?
- Sollten wir einen allgemeinen CO2-Grenzwert pro Fahrzeug für unsere Fahrzeugflotte festlegen (z. B. 95 g/km) und diesen Grenzwert in Zukunft auf jährlicher Basis senken? Sollten wir je nach Fahrzeugtyp unterschiedliche Grenzwerte festlegen?
- Sollten wir neben CO2 auch andere Umweltmaßnahmen in Betracht ziehen? Sollten wir z. B. SUVs verbieten?
- Sollten wir uns als Organisation speziell dazu verpflichten, den CO2-Fußabdruck unserer Flotte im Laufe der Zeit zu reduzieren? Was sollte unser Ziel sein? Wie sollten wir es messen?
- Sollten wir gerade die Nutzung von Fahrzeugen mit sehr geringem CO2-Ausstoß fördern, wie z. B. die Elektroautos oder Hybridautos mit Autonomie verlängert werden? Sollte man den Mitarbeitern diese Fahrzeuge vorschreiben oder sie in die Überlegungen einbeziehen?
Seine Car Policy verfassen
Nachdem Sie sich die richtigen Fragen gestellt und die Antworten gesammelt haben und nachdem Sie sich mit der Auswahl Ihrer Fahrzeuge beschäftigt haben, müssen Sie nun in die Phase der Erstellung Ihrer Car Policy eintreten.
Dieses Dokument wird ein Grundpfeiler für den Betrieb Ihrer Fahrzeugflotte sein und sollte lesbar und gut strukturiert sein. Wichtig ist, dass es so knapp wie möglich gehalten werden sollte; ein Dokument, das Hunderte von Seiten umfasst, wird von Ihren Mitarbeitern einfach nicht gelesen.
Wenn Sie einen ersten Entwurf fertiggestellt haben, kann er von verschiedenen Personen zum Korrekturlesen durchgesehen werden.
Die endgültige, von allen bestätigte Version des Dokuments sollte an alle Mitarbeiter mit einem Firmenwagen verteilt werden, die das gleiche Dokument gelesen und genehmigt haben müssen. Dieses Dokument sollte auch jedes Mal unterschrieben werden, wenn ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team stößt.
Das war's, Sie wissen alles über das Konzept der Car Policy. Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie sich gerne unter [email protected] an uns wenden.
Angesichts der Bedeutung dieses Dokuments sollten Sie nicht zögern, Ihre Führungskräfte um Rat zu fragen und/oder sich an einen neutralen Berater zu wenden.
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