Wagenparkbeheer begrijpen: veel meer dan alleen voertuigen volgen
Waarom is vlootbeheer een belangrijk onderwerp geworden voor algemeen en financieel management?
Vandaag de dag is de beheer wagenpark is niet langer beperkt tot het eenvoudige beheer van voertuigen: het is een essentiële strategische hefboom geworden voor algemeen en financieel beheer. Geconfronteerd met stijgende bedrijfskosten, steeds complexere voorschriften en de behoefte aan meer verantwoorde mobiliteit, is het essentieel om over effectieve hulpmiddelen te beschikken om uw wagenpark efficiënt te beheren. Een geoptimaliseerd beheer maakt het niet alleen mogelijk om aanzienlijke besparingen te realiseren op grote uitgavenposten (brandstof, onderhoud, verzekering), het verhoogt ook de veiligheid van uw werknemers en voldoet aan de nieuwe verwachtingen op het gebied van energietransitie.
Investeren in een moderne oplossing voor wagenparkbeheer geeft uw bedrijf de mogelijkheid om gebruiksgegevens in realtime te analyseren, te anticiperen op onderhoudsbehoeften, de CO₂-uitstoot te verminderen en te zorgen voor naleving van de nieuwste normen. Door het beheer van uw wagenpark aan een expert toe te vertrouwen of door een innovatief digitaal platform te gebruiken, verandert u een kostenpost in een echte vector van prestaties en imago voor uw organisatie.
Wie zijn de spelers in de waardeketen (wagenparkbeheerder, CFO, HR, inkoop, IT, etc.)?
- Vlootmanager
Als een echte orkestleider centraliseert en coördineert hij of zij alle activiteiten met betrekking tot het wagenpark. Met deskundige ondersteuning bij de energietransitie kan hij of zij anticiperen op de elektrificatiebehoeften en zorgen voor proactief, efficiënt wagenparkbeheer. - Administratieve en financiële afdeling (DAF)
Als bewaker van de winstgevendheid zorgt de CFO ervoor dat de kosten onder controle worden gehouden en dat de investeringen in overeenstemming zijn met de vereisten. Dankzij een gespecialiseerde audit wordt het gemakkelijker om besparingshefbomen te identificeren, te profiteren van belastingvoordelen en investeringen in de overgang naar elektrische voertuigen veilig te stellen. - Personeelszaken (HR)
HR speelt een sleutelrol in de veiligheid en het welzijn van de bestuurder. Het ondersteunen van trainingen in ecorijden en de integratie van elektrische voertuigen draagt bij aan de tevredenheid van werknemers en aan het MVO-beleid van het bedrijf. - Inkoopafdeling
De inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het onderhandelen en omgaan met leveranciers en maximaliseert de waarde van contracten. Door gebruik te maken van specialistische expertise is het mogelijk om de beste elektrische voertuigen te selecteren en de juiste laadstations te installeren, terwijl de totale eigendomskosten onder controle blijven. - IT-afdeling
IT zorgt voor de integratie en beveiliging van de digitale oplossingen van het bedrijf. wagenparkbeheer. Aangesloten tools kunnen worden gebruikt om gegevens te centraliseren, bewaking te automatiseren en samenwerking tussen afdelingen te vergemakkelijken, waardoor het vlootbeheer soepeler en efficiënter wordt. - Externe dienstverleners (verhuurbedrijven, verzekeraars, onderhoudsbedrijven, enz.)
Deze partners bieden expertise en flexibiliteit. Leasing op lange termijn en oplaadoplossingen die compatibel zijn met een uitgebreid netwerk van oplaadpunten vereenvoudigen de overgang naar een groener wagenpark en verminderen de administratieve last voor bedrijven.
Als erkend expert in de overgang van wagenparken naar elektrische voertuigen voegt Beev waarde toe aan elke fase van uw project: van de eerste audit tot de uiteindelijke beslissing.installatie van oplaadstationsDeze expertise verandert de complexiteit van elektrificatie in een strategische, duurzame en concurrerende kans voor uw bedrijf. Deze expertise verandert de complexiteit van elektrificatie in een strategische, duurzame en concurrerende kans voor uw bedrijf.
Welke hefbomen kunt u activeren om uw vloot efficiënter, duurzamer en strategisch gecontroleerd te maken?
Hoe kunt u de totale eigendomskosten (TCO) van een voertuig in uw wagenpark berekenen en verminderen?
De kosten berekenen totale eigendomskosten (TCO) van een voertuig is gebaseerd op de som van alle directe kosten (aankoop of huur, brandstof, verzekering, onderhoud, belastingen, enz.) en indirecte kosten (afschrijving, administratief beheer, milieukosten, enz.) over een bepaalde periode, meestal 3 tot 5 jaar. Om een nauwkeurig beeld te krijgen, moet u al deze elementen integreren en de totale kosten per afgelegde kilometer vergelijken. Door gebruik te maken van gespecialiseerde beheertools en regelmatige audits kunt u de grootste uitgavenposten identificeren en elke fase optimaliseren, van voertuigkeuze tot doorverkoop.
Voor TCO verminderen, Kies voertuigen die geschikt zijn voor uw behoeften, plan vooruit voor onderhoud, onderhandel over uw verzekeringen en financieringscontractenProfiteer van elektrische of hybride mobiliteitsoplossingen om te profiteren van belastingvoordelen en lagere bedrijfskosten.
Wat zijn de verborgen kosten van uw wagenpark... en hoe kunt u ze elimineren?
Naast de voor de hand liggende kosten brengt wagenparkbeheer veel verborgen kosten met zich mee: versnelde afschrijving van voertuigen, administratieve kosten in verband met contractbeheer, boetes voor het overschrijden van het aantal gereden kilometers, kosten in verband met het niet naleven van regelgeving en de impact op het milieu (belastingen), ecologische malusenz.).
Deze kosten, die vaak onderschat worden, kunnen zwaar wegen op de algehele winstgevendheid. Om ze te elimineren, is het essentieel om een proactieve managementaanpak te hanteren: digitaliseer de administratieve controle, implementeer rapportagetools om op overschrijdingen te anticiperen, train uw teams in ecorijden en preventief onderhoud, en geef de voorkeur aan voertuigen met een lage milieu-impact. Door regelmatig vlootgegevens te analyseren en samen te werken met experts uit de sector, kunt u deze bronnen van extra kosten snel identificeren en corrigeren.
Waarom regelmatig onderhoud u tijd en geld bespaart?
Regelmatig onderhoud van uw voertuigen is de sleutel tot het behoud van uw wagenparkbeheer effectief en zuinig. Gestructureerd preventief onderhoud kan de reparatiekosten met 30 tot 40 % verlagen, de levensduur van voertuigen verlengen en de doorverkoopwaarde optimaliseren.
Door te anticiperen op serviceoproepen met behulp van een gepersonaliseerde planning en digitale tools, kunt u het risico op onverwachte storingen verminderen, kostbare stilstandtijd voorkomen en de operationele beschikbaarheid van uw vloot garanderen. Door uw chauffeurs te trainen in het vroegtijdig opsporen van storingen en samen te werken met onderhoudsprofessionals, kunt u zorgen voor een betrouwbaarder wagenpark, terwijl u uw kosten op de lange termijn onder controle houdt.
Financiering, leasing, belastingen: hoe kunt u het budgetbeheer van uw wagenpark optimaliseren?
Leasing, lange termijn huur, LOA: welke financieringsopties zijn geschikt voor uw strategie?
| Betrokken Acteur | Leasing op lange termijn | LOA (Lease met koopoptie) | Leasing (algemeen) / Crédit-bail |
|---|---|---|---|
| Vlootmanager | Vereenvoudigd beheer met inbegrepen diensten (onderhoud, assistentie, verzekering). Ideaal om uw wagenpark regelmatig te vernieuwen en de rompslomp van doorverkoop te vermijden. | Stelt u in staat om een proefrit te maken in een voertuig voordat u het koopt. Complexer om te beheren als de aankoopoptie wordt uitgeoefend (doorverkoop, afschrijving). | Biedt de mogelijkheid om de vloot aan te passen aan de behoeften, maar vereist een strikte administratieve follow-up |
| Afdeling Financiën (DAF) | Vaste huren, aftrekbare bedrijfskosten, geen vaste activa op de balans. Budgetcontrole en belastingoptimalisatie. | Leasebetalingen aftrekbaar tot het voertuig wordt gekocht. Indien gekocht, invloed op balans (vaste activa, afschrijving) | Kan een eerste inbreng en afschrijvingsbeheer met zich meebrengen als de koopoptie wordt uitgeoefend |
| Inkoopafdeling | Gemakkelijk onderhandelen dankzij het all-inclusive aanbod. Toegang tot recente voertuigen zonder kapitaal op te halen. Flexibiliteit in de keuze van modellen | Mogelijkheid om te onderhandelen over de terugkoopwaarde aan het einde van het contract. Vrijheid om eigenaar te worden of het voertuig terug te geven. | Vrijheid om de termijn, het model en de aflossingsvoorwaarden te kiezen. |
| Personeelszaken (HR) | Recente, betrouwbare en veilige voertuigen voor werknemers. Inbegrepen diensten om de beperkingen voor chauffeurs te beperken | Sommige werknemers kunnen de kans krijgen om het voertuig aan het einde van hun contract te kopen. Meer individuele flexibiliteit | Geschikt voor specifieke of seizoensgebonden behoeften, maar vereist gepersonaliseerd beheer |
| IT-afdeling | Verbonden oplossingen zijn vaak inbegrepen, die het beheer van vlootgegevens en de integratie met interne tools vereenvoudigen | Kan worden geïntegreerd met beheertools, maar specifieke monitoring bij aankoop van het voertuig | Beheer van digitale hulpmiddelen die moeten worden aangepast aan het type contract en de duur ervan |
Voor elke speler is de LLD onderscheidt zich door zijn eenvoud en budgetcontrole, ideaal voor geoptimaliseerd wagenparkbeheer zonder verrassingen. De LOA biedt meer flexibiliteit bij het testen of aanschaffen van een voertuig, en is ideaal voor wie een portfolio van activa wil opbouwen. Generieke leasing maakt het mogelijk om de financieringsstrategie aan te passen aan de veranderende behoeften van het bedrijf.
Deskundige ondersteuning voor uw vloot structureren kunt u de meest geschikte oplossing voor uw doelstellingen en strategie kiezen.
Lees ons artikel over :
Wat zijn de fiscale en boekhoudkundige gevolgen van het structureren van uw wagenpark?
Vanuit fiscaal en boekhoudkundig oogpunt heeft de financieringsmethode die u kiest een directe invloed op de financiële structuur van uw bedrijf. Met de LLDDe leasebetalingen worden geboekt als bedrijfskosten, wat het belastbaar inkomen vermindert en de belastingpositie van het bedrijf optimaliseert. De voertuigen staan niet op de actiefzijde van de balans, waardoor de schuldcapaciteit en financiële kracht van het bedrijf behouden blijven.
Bezoek LOAAls het bedrijf echter besluit om het voertuig aan het einde van het contract te kopen, wordt het op de balans opgenomen als een actief en afgeschreven over de resterende gebruiksduur. Dit kan van invloed zijn op de financiële ratio's en de presentatie van de rekeningen.
Tot slot betekent het beheersen van de fiscale en boekhoudkundige impact ook dat de plafonds voor de aftrekbaarheid van huur moeten worden nageleefd en dat er rekening moet worden gehouden met de volgende factoren beheer van bedrijfswagenbelasting en rekening houdend met eventuele stimulansen voor deelektrificatie van het wagenpark. Er is gespecialiseerde ondersteuning beschikbaar om de structurering van uw wagenpark te optimaliseren en tegelijkertijd de belastingvoordelen te maximaliseren en het boekhoudkundig beheer te vereenvoudigen.
Elektrificatie, flexibele mobiliteit, nieuwe technologieën: hoe kunnen we het wagenpark van morgen voorbereiden?
Oplaadpunten voor voertuigen, belasting, ontwikkeling van vaardigheden: bent u klaar om uw wagenpark te elektrificeren?
- Voorlopige audit Beoordeel het aantal voertuigen dat geëlektrificeerd moet worden, de oplaadvereisten, het elektrische vermogen dat op de locatie beschikbaar is en de compatibiliteit van de bestaande infrastructuur om op de behoeften te anticiperen en de implementatie te optimaliseren.
- Keuze van uitrusting Kies laadstations die aangepast zijn aan uw behoeften, over het algemeen van 7,4 tot 22 kW, of zelfs snellaadstations indien nodig. Het voorgeschreven minimumvermogen kan variëren afhankelijk van de configuratie, maar het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat de oplossing die u kiest schaalbaar en geschikt is.
- Gecertificeerd installateur : Doe een beroep op een IRVE-professional (Oplaadinfrastructuur voor Elektrische Voertuigen) om de conformiteit, veiligheid en duurzaamheid van uw installatie te garanderen. Deze kwalificatie is verplicht voor alle oplaadpunten van meer dan 3,7 kW.
- Financiële hulp Oplaadinfrastructuur: Zoek naar lokale of sectorale subsidies die de initiële investering in oplaadinfrastructuur kunnen verlagen. Er bestaan nationale en regionale programma's om bedrijven bij deze overgang te ondersteunen.
- Belastingen Profiteer van de belastingvoordelen die gepaard gaan met elektrificatie, zoals btw-vrijstelling, versnelde afschrijving van elektrische voertuigen en de mogelijkheid om btw op het opladen terug te vragen.
- Interne vaardigheden : Train uw teams in elektrisch rijden en het beheer van nieuwe supervisiemiddelen om een soepele, efficiënte en duurzame overgang naar elektrische mobiliteit te garanderen.
Lees ons artikel over :
Fleet-as-a-Service (FaaS): moeten we overstappen van een wagenpark in eigendom naar gedeelde, flexibele mobiliteit?
De overstap van een wagenpark in eigendom naar een Fleet-as-a-Service (FaaS) oplossing biedt talloze voordelen op het gebied van flexibiliteit, beheer en kostenbeheersing. Het FaaS-model, gebaseerd op cloud- en SaaS-oplossingen, geeft bedrijven toegang tot gedeelde, schaalbare mobiliteit, zonder de beperkingen van traditioneel wagenparkbezit of -beheer. Met een abonnements- of pay-as-you-go-model profiteert u van gecentraliseerd beheer, realtime toegang tot alle vlootgegevens en inbegrepen diensten zoals service, onderhoud en assistentie.
Dit model maakt het mogelijk om de omvang van het wagenpark snel aan te passen aan de activiteit, beperkt de kapitaaluitgaven en zorgt ervoor dat het wagenpark altijd up-to-date is en aangepast aan de vereisten. De FaaS-oplossing omvat ook digitale tools die vanaf elk verbonden apparaat toegankelijk zijn, zodat vlootbeheerders en mobiele werknemers een volledig overzicht hebben en sneller kunnen reageren. De kosten worden gladgestreken via een maandelijks abonnement, onderhoud en updates worden afgehandeld door de serviceprovider, en de gegevensbeveiliging wordt verbeterd door hosting op externe servers.
Door gedeelde, flexibele mobiliteit via FaaS in te voeren, wint u aan flexibiliteit, optimaliseert u uw wagenparkbeheer, verlaagt u de risico's verbonden aan eigendom en kunt u zich concentreren op uw kernactiviteiten terwijl u inspeelt op de nieuwe toepassingen en uitdagingen van professionele mobiliteit.
Casestudies en best practices: welke bedrijven transformeren hun wagenpark met succes?
Casestudie: hoe een kmo zijn brandstofkosten in 18 maanden halveerde
Een middelgroot bedrijf is erin geslaagd om zijn brandstofkosten in 18 maanden te halveren door een tweeledige strategie te volgen: de geleidelijke integratie van elektrische voertuigen in zijn wagenpark en de vermindering van zijn brandstofverbruik.geoptimaliseerd routebeheer. Door 40 % verbrandingsvoertuigen te vervangen door elektrische modellen en haar teams te trainen in ecorijden, zag het bedrijf een onmiddellijke daling van het brandstofverbruik.
Door Voor een wagenpark van 100 voertuigen die gemiddeld 25.000 km per jaar afleggen, bedroegen de jaarlijkse brandstofkosten (bij €1,80/L en 6 L/100 km) bijvoorbeeld €270.000..
Na gedeeltelijke elektrificatie en optimalisatie daalde de jaarlijkse rekening naar €135.000, een besparing van €135.000 in 18 maanden. Het bedrijf heeft ook geprofiteerd van overheidskortingen op brandstof en subsidies voor de aanschaf van elektrische voertuigen om de overgang te versnellen.
Voorbeeld van een groep met meerdere vestigingen die het wagenparkbeheer heeft gecentraliseerd met behulp van een uniform platform
Een logistieke groep met 12 vestigingen en 320 voertuigen heeft het beheer van zijn wagenpark gecentraliseerd met behulp van een uniform digitaal platform. Vóór deze transformatie gebruikte elke vestiging zijn eigen tools, wat leidde tot fouten, dubbel werk en aanzienlijk tijdverlies. Met de introductie van beheersoftware voor meerdere bedrijven behoudt elke entiteit zijn eigen autonomie terwijl u profiteert van een geconsolideerd globaal overzicht. Dankzij gecentraliseerde dashboards kunt u de status van de vloot, het onderhoud, het verbruik en de kosten in realtime controleren.
Als gevolg hiervan heeft de Groep de administratieve kosten met 20 % verlaagd, de coördinatie tussen de vestigingen verbeterd en is er sneller gereageerd op het onderhoud en de vernieuwing van voertuigen.
Hoe een bouwbedrijf de veiligheid van zijn teams verbeterde met behulp van realtime geolocatie
In de bouwsector en bij openbare werken is geolocatie van voertuigen en machines een essentieel hulpmiddel geworden voor veiligheid en optimalisatie. Een bedrijf in de sector heeft zijn hele vloot uitgerust met een geolocatiesysteem dat bewegingen in realtime volgt, waarschuwt bij riskant gedrag (plotseling remmen, te snel rijden) en machines onmiddellijk lokaliseert in geval van diefstal. Dit systeem heeft geleid tot een aanzienlijke vermindering van incidenten op het terrein, een beter beheer van de werktijden en geoptimaliseerde ritten.
Het management heeft het aantal ongevallen met 30 % zien dalen en de kosten voor onderhoud en materiaalverlies zien dalen, terwijl het vertrouwen en de veiligheid van de teams in het veld is toegenomen.
Een vlootbeheerproject beheren: fasen, te vermijden valkuilen en belangrijke succesfactoren
Waar moet u beginnen? Audit, strategisch kader en behoeftenanalyse
De eerste stap in een effectief wagenparkbeheerproject is het uitvoeren van een volledige audit van het bestaande wagenpark. Deze 360°-audit geeft een duidelijk beeld van de kosten, het voertuiggebruik, de veiligheid, de naleving van de regelgeving en de impact op het milieu. Op basis hiervan is het mogelijk om de te volgen strategie te bepalen, door het afstemmen van de vlootdoelstellingen met die van het bedrijf (kostenbesparing, energietransitie, veiligheid, enz.).
De behoeften moeten grondig worden geanalyseerd: welke voertuigtypes zijn nodig, wat zijn de prioritaire gebruiksdoeleinden, wat zijn de verwachtingen van de gebruikers en wat zijn de wettelijke beperkingen? Deze gestructureerde aanpak voorkomt ongepaste investeringen en helpt bij het opbouwen van een coherent, hoogwaardig vlootbeleid.
Met welke criteria moet u rekening houden bij het kiezen van een serviceprovider of softwarepakket dat geschikt is voor de grootte van uw bedrijf?
De keuze van een serviceprovider of een software voor wagenparkbeheer moet gebaseerd zijn op een aantal essentiële criteria. Het is essentieel om een schaalbare oplossing te kiezen, die zich kan aanpassen aan de grootte en diversiteit van uw wagenpark, of dat nu uit een paar voertuigen of enkele honderden bestaat. Belangrijke functionaliteiten waarop u zich moet richten zijn onder andere gegevenscentralisatie, kostentracering (TCO), preventief onderhoud, geolocatie, integratie met andere systemen (boekhouding, HR) en gebruiksgemak voor teams.
Beev onderscheidt zich dan ook door zijn uitgebreide en intuïtieve platform, dat geschikt is voor zowel kleine als grote bedrijven. Met de Beev-tool kunt u uw volledige wagenpark gratis beheren, uw kosten in realtime bijhouden, de CO₂-uitstoot controleren, het beheer van laadstations optimaliseren en de TCO nauwkeurig analyseren om weloverwogen beslissingen te nemen in overeenstemming met uw MVO-doelstellingen.
Beev biedt ook gepersonaliseerde ondersteuning bij de aankoop van elektrische voertuigen of de installatie van oplaadinfrastructuur, en zorgt voor een gecentraliseerd beheer van documenten en bestuurders. Tot slot is het raadzaam om aanbiedingen te vergelijken op basis van budget, contractflexibiliteit en het vermogen van de software om mee te evolueren met de behoeften van het bedrijf - criteria waarop Beev een echte toegevoegde waarde biedt dankzij zijn schaalbare oplossing zonder extra kosten.
Vergelijkende tabel van tools voor vlootbeheer: Beev vs. andere marktoplossingen
| Criteria | Beev Vlootmanager | Andere oplossingen op de markt |
|---|---|---|
| Kosten van toegang | 100% gratis, zonder verborgen kosten | Pay-as-you-go, over het algemeen via een maandelijks of jaarlijks abonnement, met extra kosten voor bepaalde opties |
| Vlootbeheer | Gecentraliseerd beheer van voertuigen, bestuurders en oplaadpunten, geschikt voor bedrijven van alle groottes | Gecentraliseerd beheer, vaak geschikt voor grote wagenparken, soms minder intuïtief voor kleinere organisaties |
| Energietransitie | Gepersonaliseerde ondersteuning voor elektrificatie, bewaking van CO₂-emissies, berekening van TCO voor EV's | Variabele ondersteuning voor elektrische voertuigen, vaak ontworpen voor verbrandings- of gemengde wagenparken |
| Belangrijkste kenmerken | Real-time bewaking, kalender van gebeurtenissen, centralisatie van documenten, aangepaste rapporten, optimalisatie van kosten en TCO | GPS-tracering, uitgavenbeheer, onderhoud, aanpasbare waarschuwingen, geavanceerde rapportage, afhankelijk van de oplossing |
| Gebruiksgemak | Intuïtief platform, SaaS-toegang vanaf computer of mobiel, snelle installatie | Interfaces kunnen complex zijn en vereisen training of verdere integratie |
| Ondersteuning | Deskundige ondersteuning bij de aanschaf van EV's, de installatie van oplaadpunten, documentbeheer en de energietransitie | Ondersteuning varieert van uitgever tot uitgever, vaak beperkt tot technische ondersteuning |
| Aanpassingsvermogen | Geschikt voor VSE's, KMO's, ETI's en grote groepen, schaalbaar zonder extra kosten | Vaak modulaire oplossingen, voornamelijk voor middelgrote en grote bedrijven |
Beev Vlootmanager is gratis, gebruiksvriendelijk en gericht op ondersteuning van de energietransitie, terwijl het geavanceerde beheer- en bewakingsfuncties biedt.TCO-optimalisatie voor alle soorten wagenparken.
Andere oplossingen op de markt bieden krachtige, modulaire hulpmiddelen, maar gaan over het algemeen gepaard met hogere toegangskosten, een grotere complexiteit van de integratie en minder specialisatie in de elektrificatie van het wagenpark.
Lees ons artikel over :
Conclusie
De overgang naar een elektrisch wagenpark is nu voor elk bedrijf een belangrijke stimulans om te presteren, te besparen en zich in te zetten voor het milieu. Door elke fase te beheersen, van de keuze van auto's en elektrische bestelwagensdeinstallatie van oplaadpunten voor professionalsinclusief professionele leaseaanbiedingen en de integratie van oplossingen zoals fotovoltaïsche panelenoptimaliseert u uw kosten en vermindert u tegelijkertijd uw ecologische voetafdruk. koolstofvoetafdruk. Met Beev profiteert u van uitgebreide ondersteuning, erkende expertise en oplossingen op maat om ervoor te zorgen dat uw transformatie soepel verloopt.
Wacht niet langer om uw project te structureren en van uw bedrijf een toegewijde speler in duurzame mobiliteit te maken: Beev is de ideale partner om uw overgang naar elektrische voertuigen te versnellen en te vereenvoudigen.
