Qu'est-ce que l'externalisation de la gestion de wagenpark ?
Définition et périmètre
L’externalisation de flotte automobile consiste à confier tout ou une partie de la gestion de sa flotte à un prestataire externe spécialisé dans le domaine. L’entreprise passe alors d’une logique de gestion directe à une logique de service. De fait, elle bénéficie d’une flotte opérationnelle sans avoir à en gérer la complexité quotidienne.
Les services concernés par la gestion externalisée d’une flotte automobile sont multiples et couvrent l’ensemble du cycle de vie d’un véhicule :
- Le financement
Il constitue souvent la pierre angulaire de l’externalisation et concerne la mise en place de solutions adaptées aux besoins de l’entreprise.
- L’entretien et la maintenance
Il inclut les révisions et les réparations courantes. Le prestataire dispose généralement d’un réseau d’ateliers partenaires sur l’ensemble du territoire.
- La gestion des assurances
Elle concerne la négociation des contrats de flotte, la gestion des sinistres, le suivi des indemnisations… Souvent, une mutualisation permet d’obtenir des conditions tarifaires avantageuses.
- La gestion administrative
Elle couvre toutes les tâches chronophages : immatriculation, gestion des cartes grises, suivi des contrôles techniques, gestion des amendes et des contraventions, renouvellement des vignettes Crit’Air…
- L’optimisation et le pilotage de la flotte
Elle se traduit par la mise à disposition d’outils de fleet management avec un reporting régulier sur les KPI de la flotte automobile.
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Les différentes façons d'externaliser
Il existe plusieurs formules pour externaliser une flotte automobile. Chacune d’elle répond à des besoins et à des contextes spécifiques:
- La Location Longue Durée (LLD) : modèle le plus répandu en France, il permet à l’entreprise de louer des véhicules sur une durée déterminée moyennant un loyer mensuel fixe. À l’issue du contrat, l’entreprise restitue le véhicule sans avoir à se préoccuper de sa revente.
- La Location avec Option d’Achat (LOA) : également appelée crédit-bail ou leasing, elle se distingue de la LLD par le fait que l’entreprise dispose d’une option d’achat à la restitution du véhicule.
- Le Full Service Lease
Formule la plus complète en externalisation de flotte automobile, ce modèle intègre l’ensemble des services liés à l’utilisation du véhicule.
- La Gestion déléguée ou TCO Management
Il constitue un modèle intermédiaire pour les entreprises qui souhaitent conserver la propriété de leurs véhicules tout en bénéficiant de l’expertise d’un prestataire externe.
Pourquoi externaliser la gestion de sa flotte automobile ?
Les motivations sont multiples et varient selon les organisations. Toutefois, quatre grands bénéfices se dégagent systématiquement pour justifier d’un recours à la gestion externalisée d’une flotte automobile.
Réduire les coûts et optimiser le TCO
L’argument économique constitue souvent le premier déclencheur d’un projet d’externalisation de gestion de flotte. Contrairement aux idées reçues, confier sa flotte à un prestataire externe peut permettre de réaliser des économies substantielles sur le TCO.
En effet, les gestionnaires de flotte professionnel gèrent simultanément un gros volume de véhicules pour le compte de multiples clients. Cette volumétrie leur confère un pouvoir de négociation considérable auprès de l’ensemble des acteurs de la chaîne.
La capacité de négociation avec les fournisseurs peut même s’étendre au-delà des tarifs d’achat avec des contrats-cadres chez les principaux réseaux d’entretien.
L’externalisation offre aussi une visibilité et une maîtrise budgétaire incomparables. Avec un système de mensualités fixes, l’entreprise connaît précisément son coût de flotte pour toute la durée du contrat.
Gagner du temps et se recentrer sur son cœur de métier
Aujourd’hui, le temps est une ressource aussi précieuse que l’argent.
L’externalisation d’une flotte automobile évite de monopoliser des ressources humaines en interne. Les équipes peuvent se recentrer sur des projets stratégiques qui génèrent réellement de la valeur comme le développement commercial, l’innovation produit ou la transformation digitale. Déléguer toutes les tâches chronophages peut radicalement transformer le quotidien des entreprises.
Cette efficacité opérationnelle se traduit également par une réactivité accrue : un véhicule immobilisé pour panne ou accident est rapidement pris en charge par le réseau du gestionnaire. Un véhicule de remplacement est mis à disposition dans les meilleurs délais pour une continuité de service optimale.
Accéder à une expertise et à des outils spécialisés
Une gestion de flotte efficace demande des compétences pointues et des outils sophistiqués. Les logiciels de fleet management offrent des fonctionnalités bien supérieures à ce qu’une entreprise pourrait déployer seule. Ces plateformes digitales permettent un pilotage en temps réel de l’ensemble du parc.
De plus, une connaissance réglementaire à jour représente un atout majeur dans un environnement législatif en constante évolution.
Le conseil stratégique, quant à lui, complète cette expertise opérationnelle. Un bon prestataire ne se contente pas d’exécuter des tâches, il accompagne ses clients dans l’optimisation de leur politique de mobilité.
Simplifier la transition vers l'électrique
Si l’électrification des flottes automobiles devient incontournable, cette transition représente un défi complexe pour de nombreuses entreprises.
Dans un contexte de développement de voitures électriques, l’externalisation d’une gestion de flotte automobile prend tout son sens. Elle devient un véritable accélérateur de la mobilité durable. En confiant sa transition vers l’électrique à un expert, l’entreprise bénéficie d’un accompagnement complet qui sécurise ce projet et accélère sa mise en œuvre.
L’expert en question prend en charge la gestion des bornes de recharge ainsi que l’accompagnement dans le choix des véhicules électriques. Cela permet à l’entreprise d’éviter les erreurs coûteuses. Ainsi, elle maximise ses bénéfices économiques et environnementaux grâce à l’électrification.
Externalisation vs internalisation : comment choisir ?
Tableau comparatif des avantages et inconvénients de l’externalisation
| Criteria | Type | Gestion externalisée | Gestion internalisée |
|---|---|---|---|
| COÛTS | Voordelen |
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| Nadelen |
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| CONTRÔLE | Voordelen |
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| Nadelen |
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| FLEXIBILITÉ | Voordelen |
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| Nadelen |
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| EXPERTISE | Voordelen |
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| Nadelen |
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| TEMPS | Voordelen |
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| Nadelen |
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L’externalisation de la gestion de flotte automobile offre des avantages significatifs sur la plupart des critères, en particulier pour les TPE et PME. Toutefois, la décision finale doit prendre en compte le contexte spécifique de votre organisation ainsi que ses ressources disponibles et ses objectifs stratégiques.
Les critères de décision clés
Deux critères majeurs peuvent vous aider à déterminer si externaliser votre flotte automobile est la bonne décision pour votre entreprise.
La taille et la complexité de la flotte
Statistiquement, le seuil à partir duquel l’externalisation devient pertinente se situe autour de 10 véhicules. En dessous de ce volume, la gestion en interne peut rester gérable, même si elle n’est pas optimale.
Le budget et les objectifs de TCO
L’externalisation de la gestion de flotte automobile offre des leviers d’optimisation difficiles à actionner en interne. Les économies sont souvent réalisées grâce aux négociations du prestataire externe ainsi qu’à son optimisation systématique de chaque poste de dépense.
Les signaux qui indiquent qu'il est temps d'externaliser
Une croissance rapide de la flotte d’une entreprise représente le signal le plus évident. Si votre parc automobile devient de plus en plus conséquent ou si vous prévoyez une expansion significative dans les mois à venir, la gestion en interne risque de montrer rapidement ses limites.
De plus, le manque de temps et d’expertise en interne constitue un facteur clé. Si vos équipes passent un temps disproportionné sur la gestion de la flotte au détriment de leurs missions principales, il y aura des retards dans le traitement des dossiers.
L’absence de visibilité sur vos coûts de flotte constitue également un signal d’alerte. L’externalisation vous apportera la transparence et les outils de pilotage qui vous manquent.
Comment réussir l'externalisation de sa flotte automobile ?
Une fois la décision d’externaliser prise, le succès du projet repose sur une démarche structurée. Externaliser sa flotte automobile est une véritable transformation qui nécessite de la préparation et un accompagnement accru.
Bien définir ses besoins et ses objectifs
La première étape, consiste à réaliser un état des lieux précis et à clarifier vos attentes. Cet audit préalable constitue le socle de votre projet d’externalisation. Avec cette analyse, vous identifiez les inadéquations éventuelles entre les véhicules attribués et les besoins réels. Le choix des services à externaliser découle directement de cet audit. Il vous permet de savoir si vous souhaitez une externalisation totale ou partielle.
Le conseil de Beev : Listez précisément les services attendus : financement, entretien, gestion des pneumatiques, assurance, gestion des sinistres, outils de pilotage, etc. Cette liste servira de base à votre cahier des charges et vous permettra de comparer objectivement les offres des prestataires.
Piloter et suivre la performance
Déléguer la gestion opérationnelle nécessite de mettre en place des outils de suivi efficaces pour garantir que les objectifs sont atteints.
Les KPI à suivre doivent couvrir l’ensemble des dimensions de performance de votre flotte. C’est pour cela que votre prestataire doit vous fournir une visibilité totale avec des reportings réguliers et/ou des tableaux de bord accessibles en temps réel.
De plus, la satisfaction de vos collaborateurs ne doit pas être négligée car ce sont eux les utilisateurs finaux. Mettez en place des enquêtes pour évaluer leur niveau de satisfaction afin de pouvoir faire preuve de réactivité en cas de problème.
Enfin, les indicateurs environnementaux ont aussi leur importance. Leurs données vous permettent de piloter votre stratégie de verdissement de flotte et, surtout, de communiquer sur vos engagements RSE.
L'externalisation de flotte à l'ère de l'électrification
La transition énergétique du transport routier bouleverse profondément la gestion de flotte automobile. Dans ce contexte de transformation accélérée, son externalisation apparaît plus que jamais comme un levier stratégique pour réussir l’électrification de son parc.
La complexité du passage vers l’électrique représente un défi majeur pour les gestionnaires de flotte. Contrairement aux véhicules thermiques dont les paramètres sont bien maîtrisés, les véhicules électriques introduisent de nouvelles variables qu’il faut intégrer dans la réflexion. L’oplaadinfrastructuur constitue le premier enjeu : faut-il installer des bornes sur site ? Combien et de quelle puissance ? Comment gérer la recharge à domicile des collaborateurs ? Quel réseau de recharge publique privilégier pour les trajets longue distance ? Ces questions nécessitent une analyse technique approfondie et des investissements importants.
Aussi, si elle est globalement avantageuse, la fiscalité des véhicules électriques présente des spécificités qu’il faut maîtriser pour optimiser les coûts. Les bonus écologiques sont en constante évolution. Connaître sur le bout des doigts l’exonération de TVS, l’amortissement fiscal des bornes, les crédits d’impôt et les aides régionales peut s’avérer extrêmement complexes pour un non-initié. C’est pour cela qu’il vaut mieux faire appel à une expertise pointue. Un expert connaît les pièges à éviter, les solutions techniques les plus fiables et les modèles de véhicules les plus adaptés selon les usages.
Le marché des véhicules électriques évolue extrêmement rapidement. De nouveaux modèles sont lancés chaque trimestre avec des technologies qui progressent à grande vitesse. C’est pourquoi une expertise poussée pour choisir les bons véhicules électriques constitue un facteur clé pour la réussite de son passage à l’électrification.
Un accompagnement complet sur les bornes de recharge
L’accompagnement sur les bornes de recharge représente aussi une dimension essentielle de l’électrification. Il englobe le conseil sur le dimensionnement de l’infrastructure, l’installation par des professionnels certifiés, la gestion des démarches administratives ainsi que le choix des solutions de supervision et de paiement.
Comment tirer parti des heures creuses pour réduire les coûts d’électricité ? Comment intégrer des panneaux solaires pour une recharge encore plus vertueuse ? Comment gérer la recharge à domicile des véhicules de fonction avec remboursement équitable de l’électricité consommée ? Ces questions complexes pourront trouver des réponses concrètes grâce à un accompagnement spécialisé.
En combinant l’externalisation de la gestion de sa flotte et une expertise accrue sur l’électrification, les entreprises transforment un projet complexe en une opportunité d’améliorer leur performance économique, opérationnelle et environnementale.
Conclusie
L’externalisation de la gestion de flotte automobile est bien plus qu’une simple option d’optimisation : c’est un véritable levier stratégique pour les entreprises qui souhaitent transformer leur mobilité professionnelle en avantage compétitif.
Dans un contexte de transition énergétique accélérée, l’externalisation de la gestion de flotte automobile prend une dimension supplémentaire. Si elle représente une opportunité de réduction des coûts et des émissions, l’électrification des flottes introduit également une complexité nouvelle que peu d’entreprises peuvent maîtriser seules. L’infrastructure de recharge, la gestion de l’autonomie, le choix des véhicules adaptés et l’optimisation fiscale sont autant de défis qui nécessitent une expertise pointue.
C’est pour cela que des partenaires spécialisés comme Beev apportent une vraie valeur ajoutée.
