Bornes en entreprise : comment facturer la recharge aux salariés ?

Borne de recharge en entreprise

En tant qu’employeur, devancer les évolutions intrinsèques à la mobilité durable en proposant à vos collaborateurs de recharger leur véhicule électrique au bureau peut vous procurer de nombreux avantages. Cependant, il s’agit d’un investissement, d’autant plus que la prime Advenir pour l’installation de bornes de recharge à destination de flottes et salariés d’entreprises n’a pas été reconduite en 2023. L’une des solutions pour amortir des frais d’installation d’infrastructures de recharge consiste à refacturer la recharge aux salariés. Il existe de nombreux moyens de le faire, grâce aux avancées techniques offertes par les bornes connectées et les outils de supervision. L’automatisation procurée vous permet de disposer d’une flexibilité optimale. Découvrez les différents modes de facturation possibles, comment les mettre en place et la meilleure manière d’en tirer bénéfice.

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La recharge sur le lieu de travail : un service à valeur ajoutée pour vos collaborateurs, mais un investissement conséquent

Selon une étude récente de l’Observatoire de la Mobilité Électrique, 85% des entreprises ont installé des bornes de recharge pour leurs employés, en réponse à une demande croissante et à des incitations gouvernementales. De plus, 78% des salariés considèrent que la présence de bornes de recharge est un critère important dans le choix de leur employeur. Les entreprises qui offrent des solutions de recharge sur place ont constaté une augmentation de 40% de la satisfaction des employés et une réduction significative des coûts liés aux transports.

En mettant des bornes de recharge à leur disposition, vous leur éviterez de rechercher des stations disponibles sur le trajet domicile-travail. Ils gagneront un temps précieux et arriveront au bureau beaucoup moins stressés !

Cette démarche permettra également de pallier les insuffisances du réseau public. Même si les efforts soutenus pour déployer des bornes de recharge laissent présager une meilleure couverture dans les années à venir, l’augmentation exponentielle du nombre de conducteurs de véhicules électriques (liée en partie à l’interdiction de vente de voitures thermiques neuves en Europe à partir de 2035) nécessite également le déploiement des infrastructures privées.

Néanmoins, toute entreprise désirant installer des bornes de recharges pour véhicules électriques doit prendre en compte les aspects financiers. Le prix moyen d’une borne de recharge est compris entre 700 et 1 500 euros. S’ajoutent à ce montant l’installation réalisée par un électricien certifié IRVE, les éventuels travaux de génie civil et de mise aux normes électriques et les services associés (entretien et supervision). Le budget peut rapidement atteindre plusieurs milliers d’euros en fonction du nombre de points de charge à déployer et des aspects techniques précédemment cités.

 

Dans ce contexte, anticiper l’amortissement des bornes de recharge s’avère indispensable. Facturer la recharge à vos salariés est un moyen simple et pratique de rentabiliser votre investissement. D’autant plus qu’il est possible de mettre en place un modèle de facturation flexible, que vous décidiez de faire payer une partie seulement ou l’intégralité de la recharge à vos collaborateurs. Selon vos objectifs, plusieurs options sont possibles.

Recharge gratuite ou payante ?

Vous avez bien sûr la possibilité de mettre gracieusement les bornes de recharge déployées sur votre parking à la disposition de vos collaborateurs. Dans ce cas précis, vous ne récupérerez pas de fonds, mais vous bénéficierez de nombreux avantages immatériels pour : 

  • optimiser l’expérience collaborateur : vos salariés apprécieront très certainement de recharger leur véhicule pendant leurs heures de travail, pour gagner en autonomie et en temps libre. Si, de surcroît, ce service est gratuit, ils y réfléchiront à deux fois avant de quitter votre entreprise ! 
  • développer votre marque employeur : attirer les talents est non seulement un facteur de croissance pour votre entreprise, mais également un atout concurrentiel de taille. Au-delà du salaire et des avantages classiques qui peuvent retenir l’attention des candidats, la recharge gratuite est une excellente manière de valoriser votre cadre de travail et de le rendre encore plus attractif.
  • réaffirmer votre politique de RSE : démarquez-vous de vos concurrents en réduisant l’impact négatif du greenwashing. Proposer des bornes de recharge en libre-service est une action concrète pour réduire l’impact environnemental de votre entreprise. Cet effort vous aidera également à mieux respecter le décret tertiaire, instauré en 2019 pour réduire l’empreinte énergétique des bâtiments à usage tertiaire d’une superficie de 1000 m2. Si vous êtes concerné, vous devez chaque année déclarer l’ensemble de vos consommations énergétiques sur la plateforme OPERAT. Sachez que l’énergie utilisée dans le cadre des recharges de véhicules électriques est déductible de cette déclaration. 
  • inciter vos salariés à revenir au bureau : depuis la pandémie de Covid et la démocratisation du télétravail, il est plus difficile pour les employeurs de valoriser le travail en présentiel. Permettre à vos collaborateurs de recharger leur véhicule sur place peut les encourager à se rendre plus souvent dans vos locaux.

Le saviez-vous ? L’utilisation d’une borne de recharge sans contrepartie financière est considérée comme un avantage en nature (AEN). Cependant, un régime spécial est mis en place jusqu’au 31 décembre 2024. Selon le Code du travail, l’avantage en nature « résultant de l’utilisation d’une borne installée sur le lieu de travail […] à des fins non professionnelles est évalué à hauteur d’un montant nul, y compris pour les frais d’électricité ». Autrement dit, vos salariés ne seront pas imposés sur l’utilisation de vos bornes de recharge. 

Bon à savoir : votre parking ou votre aire de stationnement est ouvert au public ? Sachez que vous pouvez amortir vos bornes en faisant payer la recharge aux utilisateurs extérieurs (visiteurs, clients) sans faire payer vos salariés. Il s’agit d’un excellent compromis pour cumuler les bénéfices immatériels et matériels.

Dans le cas où vous souhaitez refacturer la recharge à vos salariés, vous devez au préalable savoir si cela est possible sur le plan légal. Dans les grandes structures, l’avance ou le remboursement des frais de recharge (au même titre que les frais de carburant pour les véhicules thermiques) relève généralement des accords d’entreprise ou interentreprises. Il convient de vérifier que la mise à disposition des bornes entre ou non dans ce cadre. S’il n’existe aucun accord, l’employeur est libre de facturer la recharge des véhicules électriques personnels de ses collaborateurs, après avoir obtenu validation du comité social (CSE).

Si vous êtes dans le cas de figure où vous pouvez refacturer la recharge à vos salariés, vous devez avant toute chose définir le modèle de facturation le plus adapté.

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Comment facturer la recharge ?

La facturation des sessions de recharge peut être effectuée au temps, au kWh d’électricité consommé ou au forfait. Chaque modèle possède ses avantages.

La facturation au temps

Ce mode de facturation est intéressant pour les entreprises qui disposent d’un nombre restreint de bornes par rapport au nombre de conducteurs de véhicules électriques. Cet état peut être transitoire, lorsque le projet d’installation n’est pas totalement finalisé (par exemple, si les places de stationnement sont équipées progressivement, au gré des évolutions réglementaires). Mais cette situation est également fréquente lorsque les entreprises mettent les bornes de recharge à disposition des visiteurs ou du public. 

La facturation au temps présente un avantage majeur : elle encourage les utilisateurs à libérer plus rapidement la borne une fois la recharge effectuée. En revanche, elle est moins équitable, car les utilisateurs dont le véhicule se recharge lentement sont pénalisés.

La facturation au kWh

La facturation au kWh peut être utilisée par tous types d’entreprises. C’est le modèle le plus juste pour les utilisateurs, qui ne payent que ce qu’ils consomment réellement. De plus, elle offre plus de transparence au gestionnaire de la borne, qui peut évaluer la plus-value financière de chaque recharge par rapport aux coûts énergétiques. Contrairement à la facturation au temps, elle n’incite pas l’usager à libérer la borne une fois la recharge terminée. Cependant, il existe des alertes permettant au conducteur d’être averti en fin de session.

La facturation au forfait

Simple à mettre en œuvre, ce modèle de facturation consiste à définir un prix fixe pour une recharge. Le tarif est établi de manière arbitraire par l’entreprise, par exemple sous la forme d’un abonnement mensuel. Ce mode de facturation n’est pas considéré comme juste puisqu’il est décorrélé de la consommation réelle et ne prend pas en compte les temps d’absence du salarié (congés, télétravail ou déplacements).

Comment gérer la facturation ?

Comme nous venons de le voir, vous disposez de plusieurs modèles pour facturer les recharges effectuées sur vos bornes par vos salariés.

Encore faut-il obtenir les informations relatives à la consommation ou au temps d’occupation pour établir un tarif transparent et honnête. Cet objectif est rendu possible par le recours aux bornes connectées ou « intelligentes », qui peuvent communiquer à distance pour partager des données relatives à leur fonctionnement et leur occupation.

Les informations ainsi collectées sont regroupées au sein d’un système de supervision, accessible via une interface web sécurisée. 

Les avantages d’un outil de supervision sont nombreux :

  • Contrôler les équipements à distance : cette fonction permet de piloter intégralement les bornes de recharge depuis une plateforme accessible en ligne. Il est ainsi possible de connaître la disponibilité d’une borne en temps réel, d’obtenir le statut d’une recharge pour savoir si elle est sur le point de se terminer ou encore de générer des alertes à destination des utilisateurs (temps restant ou interruption de la recharge). 
  • Établir des profils d’usagers : les entreprises qui souhaitent verrouiller ou restreindre l’accès à certains utilisateurs peuvent implémenter un système d’identification RFID. Les bornes seront ainsi uniquement rendues accessibles aux utilisateurs possédant un badge.
  • Automatiser la facturation : la facturation est l’un des principaux freins pour les dirigeants qui ne veulent pas complexifier leur gestion financière. L’automatisation permet de récupérer de manière fiable les données relatives aux consommations. Elle offre un gain de temps précieux, notamment pour les entreprises qui mettent en place la facturation partielle. Vous serez dans cette situation si vous ne faites payer que 50 % de la recharge et prenez en charge la moitié restante. 
  • Faciliter la maintenance : détecter une panne ou un dysfonctionnement immédiatement permet de programmer une intervention au plus vite et, par là même, d’éviter les interruptions délétères pour vos salariés.

Selon vos besoins, l’outil de supervision peut être paramétré de manière à mettre en place une maintenance prédictive des bornes ou à générer des rappels concernant l’entretien annuel.

Outil de supervision : combien ça coûte ?

Le coût du service de supervision est défini pour chaque borne de charge (ou point de charge dans le cas des bornes doubles). Il peut varier en fonction des besoins spécifiques, comme l’assistance dédiée. Ces paramètres pourront être définis en amont du projet et évoluer par la suite, le cas échéant.

L’outil de facturation proposé par Beev est particulièrement complet. Il regroupe toutes les informations dont vous avez besoin pour piloter vos bornes de recharge et gérer la facturation, au sein d’un tableau de bord intuitif. Son coût est de 250 € par an et par point de charge.

En savoir plus sur notre outil de supervision

Désormais, vous avez une vision globale des options de facturation qui s’offrent à vous pour rentabiliser vos bornes de recharge. Vous avez d’autres questions techniques concernant l’installation de point de recharge dans votre entreprise ? Prenez rendez-vous avec un conseiller Beev pour obtenir des réponses claires et précises à vos questions.

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Ilona Soulage

Entrons ensemble dans l'univers des véhicules électriques et bornes de recharge. Passionnée par la nouveauté, je vous accompagne dans votre transition écologique.

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