Pourquoi la gestion de flotte est un enjeu stratégique pour les entreprises
Évolution des flottes automobiles professionnelles
Les flottes automobiles ont considérablement évolué au cours des dernières années. Autrefois composées exclusivement de véhicules thermiques, elles intègrent désormais des motorisations hybrides et électriques. Cela multiplie les paramètres à surveiller.
Cette diversification énergétique s’accompagne aussi d’une explosion des données à suivre : consommation électrique, état des batteries, disponibilité des bornes de recharge, kilométrage en temps réel, échéances des contrats de leasing, maintenance… De fait, les responsables de flotte doivent aujourd’hui maîtriser des compétences pointues pour répondre aux attentes croissantes de leur direction.
Les risques d'une mauvaise gestion de flotte
Une gestion approximative de sa vehicle fleet peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise. Sur le plan financier, l’absence de visibilité sur le Total Cost of Ownership entraîne des dépenses difficiles à identifier et à corriger. Sur-kilométrages non détectés, périodes d’inactivité prolongées des véhicules, retards dans les maintenances préventives… Tous ces éléments génèrent des coûts cachés qui impactent directement la rentabilité.
Cet impact se mesure également sur le plan de la conformité réglementaire. Ne pas anticiper les échéances des contrôles techniques ou oublier de mettre à jour les assurances expose l’entreprise à des sanctions financières et des risques juridiques. Avec l’évolution constante de la fiscalité automobile et les nouvelles normes environnementales, rester en conformité devient un exercice permanent.
Gérer sa flotte auto : les limites des méthodes traditionnelles
Tableurs, outils dispersés et suivi manuel
De nombreuses entreprises continuent de s’appuyer sur des tableurs Excel pour gérer leur parc automobile. Si cette solution peut sembler économique à première vue, elle présente de nombreuses faiblesses qui deviennent rapidement problématiques à mesure que la flotte s’agrandit.
La première limite est la perte de temps considérable. Saisir manuellement les kilométrages, mettre à jour les échéances des contrats, compiler les factures de carburant ou de recharge, calculer les coûts par véhicule… Toutes ces tâches répétitives mobilisent une énergie précieuse qui pourrait être consacrée à des activités à plus forte valeur ajoutée.
The risques d’erreurs sont également importants. Une donnée mal saisie, un oubli de mise à jour ou un fichier non partagé avec les bonnes personnes peuvent entraîner des décisions basées sur des informations erronées. Dans un contexte où la maîtrise des coûts est cruciale, ces approximations deviennent rapidement problématiques.
Enfin, l’éparpillement des informations entre plusieurs outils crée un manque de visibilité globale. Devoir se connecter sur les sites de chaque loueur, consulter différentes plateformes de gestion des cartes carburant, rechercher les factures dans des emails dispersés… Cette fragmentation rend impossible une vision consolidée et en temps réel de sa flotte.
Lors d’un passage à l’électrification, le suivi des consommations électriques nécessite des outils spécifiques. Ils doivent être capables d’analyser les données de recharge, d’identifier les optimisations possibles et de comparer les performances entre véhicules.
Alors, comment gérer une flotte automobile efficacement aujourd'hui ?
Centraliser les données de la flotte
La première étape vers une gestion optimale consiste à rassembler toutes les informations de sa flotte dans un espace unique. Cette centralisation permet de disposer d’une vue d’ensemble cohérente. Chaque véhicule est documenté avec ses caractéristiques techniques, son contrat associé, son historique d’entretien et ses données d’utilisation.
Un tableau de bord centralisé doit fournir instantanément les informations clés. Ainsi apparaissent le nombre de véhicules par motorisation, le taux d’utilisation, les alertes sur les échéances à venir… Cette vision globale permet d’identifier rapidement les opportunités d’optimisation.
Piloter les coûts et le TCO
Le TCO représente l’indicateur le plus pertinent pour évaluer la performance économique d’une flotte. Il intègre l’ensemble des dépenses sur la durée de vie du véhicule. Avoir la possibilité de le calculer en temps réel permet de prendre des décisions éclairées sur l’optimisation des contrats.
De plus, un bon outil de gestion doit automatiser ces calculs en intégrant les données fiscales à jour. Ils comprennent les taux de TVA, les montants d’amortissement, les évolutions de la Taxe Annuelle Incitative ou encore les avantages en nature. Toutes ces données doivent être prises en compte pour fournir une vision fiable et actualisée des coûts réels.
Anticiper les évolutions de la flotte
La gestion de flotte doit aussi permettre de se projeter dans l’avenir. Anticiper les renouvellements de véhicules, planifier la transition vers des motorisations plus propres, dimensionner l’recharging infrastructure nécessaire… Ces décisions stratégiques nécessitent des outils de simulation et de projection.
L’analyse des tendances de consommation, du kilométrage et des coûts d’entretien d’un véhicule permet aussi d’identifier quand renouveler sa flotte. De même, comparer les performances environnementales des différentes motorisations aide à aligner la gestion de flotte avec les objectifs RSE de l’entreprise.
Fleet Manager : le logiciel de gestion de flotte automobile de Beev
Un outil développé avec nos clients
Officiellement lancé le 3 novembre 2025, le Beev Fleet Manager est conçu pour simplifier la gestion quotidienne des flottes automobiles. Développé en collaboration étroite avec nos clients, il répond aux besoins concrets exprimés par les gestionnaires de flotte sur le terrain.
Accessible à partir de 49€ par mois en fonction de la taille de votre flotte, ce logiciel s’adresse aux entreprises de toutes tailles. La plateforme a été pensée pour être intuitive. Elle ne nécessite aucune compétence technique particulière et son déploiement est rapide : Beev prend en charge l’import des données existantes et configure l’outil selon les spécificités de chaque organisation.
Cette solution tout-en-un centralise tous les aspects de la gestion de flotte dans une interface unique. Fini le temps perdu à naviguer entre les sites des différents loueurs ou à rechercher des informations dispersées dans des dizaines de fichiers. L’outil rassemble véhicules, contrats, factures et données de recharge dans un seul et même espace.
Une solution pensée pour les flottes thermiques, hybrides et électriques
L’un des atouts majeurs de Fleet Manager réside dans sa capacité à gérer tous les types de motorisations au sein d’une même interface. L’outil s’adapte à votre situation et vous accompagne dans votre transition énergétique.
Pour les véhicules électriques et hybrides rechargeables, le Fleet Manager intègre des fonctionnalités spécifiques du suivi de recharge. L’outil permet de superviser les bornes installées. Il vous renseigne, entre autres, sur leur état de fonctionnement et leur disponibilité. Une visibilité qui aide à éviter la saturation des bornes et à optimiser leur utilisation.
La plateforme facilite également le verdissement progressif des flottes car elle fournit des données comparatives entre motorisations. Les gestionnaires peuvent ainsi identifier quels véhicules thermiques sont les meilleurs candidats au remplacement par l’électrique. Ces calculs sont toujours réalisés en fonction de leurs usages réels et de leurs kilométrages.
Les fonctionnalités clés du logiciel de gestion de flotte Fleet Manager
Suivi et pilotage des véhicules
Le Fleet Manager offre une vision complète et en temps réel de l’ensemble du parc automobile. Pour chaque véhicule, toutes les informations essentielles sont accessibles en quelques clics.
Le tableau de bord permet de filtrer et d’organiser ces informations selon différents critères. Par exemple, pour visualiser l’avancement de sa transition énergétique, il est possible de les classer par type de motorisation. Si on souhaite identifier les véhicules en maintenance ou disponibles, il suffit de les classer par statut, etc, etc.
Aussi les alertes automatiques préviennent les gestionnaires des échéances importantes. Ils voient la fin de contrat de leasing approchant, les contrôles techniques à programmer, la révision à effectuer, le renouvellement d’assurance… Cela permet d’anticiper les actions nécessaires afin d’éviter des oublis qui pourraient s’avérer coûteux.
Maîtrise des coûts et optimisation du TCO
La fonctionnalité de calcul automatique du TCO constitue le cœur du Fleet Manager. L’outil agrège toutes les dépenses liées à chaque véhicule et les présente de manière claire et synthétique. Les loyers mensuels de leasing, les coûts de carburant ou d’électricité, les dépenses d’entretien et de réparation, les assurances et les taxes apparaissent alors de manière claire.
Grâce à l’intégration des données fiscales mises à jour quotidiennement, le TCO calculé prend aussi en compte les évolutions réglementaires. De fait, les gestionnaires de flottes sont tenus au courant du montant de la TAVT (ex-TVS), des avantages en nature et des amortissements fiscaux possibles. Cette transparence sur les coûts réels permet d’identifier rapidement les anomalies (sur-kilométrage, consommation de carburant excessive…).
Une aide à la transition vers l'électrique
Le Fleet Manager accompagne activement les entreprises dans leur électrification. Dès la souscription, les équipes de Beev réalisent un audit complet de la flotte existante. Grâce à cela, ils identifient les typologies d’usage, les véhicules candidats à l’électrification et les besoins en infrastructure de recharge.
De plus, l’outil intègre un module dédié au suivi des émissions de CO₂. Cela permet de mesurer l’impact carbone global de la flotte et de visualiser les réductions d’émissions obtenues grâce aux véhicules électriques. Ces données sont précieuses pour alimenter les rapports RSE. Elles démontrent l’engagement de l’entreprise en matière de développement durable.
La gestion des bornes de recharge est également intégrée à la plateforme. Les gestionnaires peuvent recenser tous les points de charge, quels que soient les endroits où ils sont installés. Et pour chaque borne, toutes les informations techniques sont accessibles centralement.
Une interface simple et accessible
L’ergonomie du Fleet Manager a été pensée pour faciliter l’adoption par tous les profils d’utilisateurs. Que vous soyez un gestionnaire de flotte expérimenté ou que vous découvriez cette fonction, l’interface intuitive permet une prise en main rapide et sans formation complexe.
La plateforme est accessible depuis n’importe quel ordinateur via un navigateur web, mais aussi depuis mobile et tablette. Cette flexibilité permet aux gestionnaires de consulter les informations importantes où qu’ils soient et de réagir rapidement en cas de besoin.
Le système intègre également un espace documentaire centralisé où stocker tous les documents liés à la flotte. Vous y trouverez tous vos contrats de leasing, factures, documents d’assurance et procès-verbaux de contrôle technique. Finies les recherches interminables dans les emails ou les classeurs physiques! Tout est organisé et accessible en quelques clics.
Un outil au service de la transition énergétique des entreprises
La transition vers une mobilité décarbonée représente un enjeu majeur pour les entreprises françaises. Le Fleet Manager s’inscrit pleinement dans cette dynamique car il fournit les outils nécessaires pour piloter efficacement son verdissement.
L'alignement avec les objectifs RSE devient tangible grâce au tableau de bord environnemental. Les entreprises peuvent mesurer précisément leur progression, identifier les axes d’amélioration et communiquer de manière transparente sur leurs efforts.
Aussi, la reduction incarbon footprint de la flotte s’appuie sur des données concrètes. En comparant les émissions réelles des différentes motorisations et en simulant les gains possibles avec l’électrique, les gestionnaires peuvent prendre des décisions basées sur des faits concrets.
La conformité avec les réglementations constitue un autre avantage décisif. Le Fleet Manager aide à anticiper les restrictions de circulation dans les Zones à Faibles Émissions en identifiant les véhicules concernés par les interdictions futures. L’outil suit également les obligations légales liées à la Mobility Orientation Law.
Pourquoi choisir le Fleet Manager pour gérer votre flotte automobile ?
Une solution spécialisée flottes & électrification
Contrairement aux logiciels généralistes, le Fleet Manager a été spécifiquement conçu pour la gestion de flotte. Cette spécialisation se traduit par des fonctionnalités pensées pour les problématiques concrètes des gestionnaires.
De plus, il évolue en permanence pour intégrer les retours d’expérience des utilisateurs. En effet, Beev maintient une relation de proximité avec ses clients pour recueillir leurs besoins et faire évoluer la plateforme en conséquence. Pour Solal Botbol, co-fondateur et CEO de Beev, “Ce logiciel est fait pour vivre et se développer donc il faut savoir comment prioriser […] ce que l’on veut donner à nos clients au fur et à mesure du temps. Et pour cela, il faut les écouter.”. Cette approche agile garantit que le Fleet Manager reste toujours en phase avec les attentes du marché.
L'expertise de Beev au-delà du logiciel
Choisir le Fleet Manager, c’est aussi bénéficier de l’accompagnement d’une équipe d’experts en mobilité électrique. Beev ne se limite pas à fournir un outil technologique. L’entreprise propose un véritable partenariat pour accompagner la transformation de votre flotte.
Les conseillers Beev sont disponibles pour répondre à vos questions, vous aider à interpréter les données de la plateforme et vous guider dans vos décisions stratégiques. Cette dimension humaine fait toute la différence, comme en témoigne Géraldine Lellouch du Groupe BSL qui souligne la réactivité et l’implication des équipes : « C’est du service client haut de gamme. Ils ont cette réactivité ainsi que ce souci de l’humain, et j’avoue qu’ils m’ont agréablement surprise par leur état d’esprit. »
Un accompagnement global : conseil, outils, infrastructure de recharge
Au-delà du Fleet Manager, Beev propose une offre complète pour vous accompagner vers la transition énergétique. L’entreprise vous aide à sélectionner les véhicules électriques les plus adaptés à vos usages. C’est aussi elle qui négocie avec les constructeurs et loueurs pour obtenir les meilleures conditions et qui gère l’installation des bornes de recharge.
Cette approche globale simplifie considérablement votre projet d’électrification. Plutôt que de multiplier les interlocuteurs et de coordonner différents prestataires, vous bénéficiez d’un interlocuteur unique qui pilote l’ensemble du processus.
Conclusion
La gestion de flotte automobile a profondément évolué ces dernières années. Face à la complexification des nouveaux enjeux, les méthodes traditionnelles montrent leurs limites. Les tableurs Excel et les outils dispersés ne permettent plus d’avoir la visibilité et la réactivité nécessaires.
Le Fleet Manager de Beev apporte une réponse adaptée à ces nouveaux défis. Il centralise toutes les informations, automatise les calculs complexes du TCO, facilite le suivi des bornes de recharge et en accompagne la transition vers l’électrique. Avec son interface intuitive, cet outil donne aux gestionnaires de flotte le temps et les moyens de se concentrer sur leurs missions stratégiques.
Manage your fleet easily with our dedicated tool
A fleet management tool from A to Z
- Add your fleet and employees in just a few clicks
- Plan your transition to electric vehicles and monitor your CSR objectives in real time
- Centralise your expenses
