Montag bis Freitag 9.00 Uhr 12.30 Uhr - 14.00 Uhr 19.00 Uhr
Car Policy: Definition
Dies ist die interne Fahrzeugpolitik des Unternehmens. Die Car Policy umfasst die Rechte und Pflichten der Mitarbeiter, denen die Fahrzeuge zur Verfügung gestellt werden. Kurz gesagt ist es eine interne Charta, die die Nutzung der Fahrzeuge regelt. (Nutzung am Abend und an Wochenenden, Tankkarte, Wartung...).
Sie umfasst und definiert auch die Art der Fahrzeuge, die den Mitarbeitern und Führungskräften zur Verfügung stehen.
Die wichtigsten Schritte zur Erstellung einer effektiven Car Policy
Viele Unternehmen haben bereits eine Car Policy. In einigen Fällen wurden diese jedoch vor langer Zeit verfasst und seit vielen Jahren nicht mehr aktualisiert.
Um sicherzustellen, dass Ihre Car Policy erfolgreich ist, ist es manchmal besser, mit einem leeren Blatt Papier zu beginnen.
Wir haben einen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen helfen wird, Ihre Ziele besser zu definieren und Ihre Car Policy erfolgreich zu erstellen.
Mitarbeiter einbeziehen
Um eine erfolgreiche Car Policy zu erstellen, müssen die Mitarbeiter einbezogen werden. Eine Car Policy muss von den Mitarbeitern einer Organisation unterstützt werden, unabhängig von ihrer Größe. Die Mitarbeiter, die einbezogen werden müssen, sind je nach Größe des Unternehmens unterschiedlich: In großen Unternehmen sollte der Einkaufsleiter oder der Leiter der Personalabteilung einbezogen werden. In kleinen und mittelständischen Unternehmen sollten wahrscheinlich die Führungskräfte einbezogen werden. In jedem Fall müssen die Personen, die die Fahrzeuge fahren werden, einbezogen werden.
Definieren Sie Ihre Ziele
Nachdem Sie die verschiedenen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt haben, müssen Sie die Ziele Ihrer Car Policy auflisten. Dabei ist zu unterscheiden zwischen :
- Gesetzliche Ziele Sie werden von der externen Umgebung abhängen (wie das LOM-Gesetz, das Konjunkturprogramm für die Begrünung von Fahrzeugflotten und der Entwurf des Finanzgesetzes 2022).).
- Interne Ziele: Dies hängt vom Budget Ihres Unternehmens ab, aber auch vom Image, das Ihr Unternehmen seinen Kunden, Lieferanten und der Öffentlichkeit vermitteln möchte.
Sich Fristen setzen
Die Erstellung einer Car Policy kann Zeit und Energie in Anspruch nehmen. Es ist wichtig, eine Deadline einzuhalten, wenn man mit dem Schreiben beginnt, um sicherzustellen, dass man am Ende der Übung eine fertige Car Policy vorlegen kann.
LESEN SIE AUCH - Alles über den Fuhrpark
Fragen, die Sie sich stellen müssen, um Ihre Autopolitik im Jahr 2023 erfolgreich zu gestalten
Bevor Sie mit dem Verfassen Ihrer Police beginnen, ist es wichtig zu wissen, welche wichtigen Punkte Sie bei Ihren Überlegungen berücksichtigen sollten. Wir haben eine Reihe von Themen aufgelistet, die Sie bei Ihren Überlegungen berücksichtigen sollten. Zu jedem Thema haben wir Fragen aufgelistet, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Ziele besser zu verstehen.
Anspruchsberechtigung
In den meisten Gesellschaften fällt das Recht auf einen Firmenwagen in zwei Hauptkategorien:
- Die sogenannten Nutzer Unentbehrlich Sie benötigen ein Fahrzeug für ihre Arbeit. Sie benötigen ein Fahrzeug für ihre Arbeit (Lieferfahrer, Verkäufer usw.).
- Die sogenannten Statusnutzer Status Statusgruppe: Das Fahrzeug ist in ihren Leistungen enthalten und sie nutzen es im Rahmen ihrer Funktion.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Wer benötigt ein Fahrzeug für seine Arbeit?
- Ist das derzeitige Angebot an Fahrzeugen im Vergleich zu unseren Wettbewerbern ausreichend wettbewerbsfähig?
- Ist unser Vorteilspaket wettbewerbsfähig?
- Gibt es Vorschriften, die uns dazu verpflichten, einen Firmenwagen ab einer bestimmten Anzahl von Kilometern pro Jahr auszustellen?
Zuteilung von Fahrzeugen
Darüber hinaus ist es wichtig, sich bei der Zuteilung von Fahrzeugen strenge Regeln zu setzen. In welchen Fällen kann ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Fahrzeuge zur Verfügung stellen?
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Ist ein Fahrzeug für ihre Funktion unerlässlich?
- Ab wie vielen Jahren Führerscheinbesitz können wir einem Mitarbeiter ein Fahrzeug anbieten? Sind wir bereit, auch neueren Führerscheinen ein Fahrzeug zu geben?
- Leiden sie an einer Behinderung, die sie daran hindern könnte, in Ruhe Auto zu fahren? Sollten die Risiken im Vorfeld bewertet werden?
- Sollten sie einen Verhaltenskodex mit klaren Richtlinien unterzeichnen müssen?
Die Wahl der Fahrzeuge
Für die meisten Fuhrparks wird die Auswahl der Fahrzeuge auf mehreren Kriterien basieren: Preis, Steuern, Sicherheit und Umwelt. Aber auch das Image der Fahrzeuge muss berücksichtigt werden. Unternehmen, die eine Flotte von elektrischen Dienstwagen einsetzen, können von einem Return on Investment in Bezug auf ihren Ruf profitieren. Nachhaltiges Engagement wirkt sich positiv auf das Image aus, das ein Unternehmen seinen Kunden und Lieferanten, aber auch seinen Mitarbeitern vermittelt.
Zum Beispiel hat der Die Stadtverwaltung von Paris beschloss, den französischen Automobilsektor zu unterstützen und sein Engagement für die Umwelt zu zeigen, indem er Hunderte von Renault Renault Renault bestellte. Renault Zoé zu kaufen..
Bis 2021 haben 21 französische Unternehmen, darunter Schneider Electric und Capgemini, das Programm zur Energieumstellung von Fahrzeugflotten aufgenommen.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Sind bestimmte Arten von Fahrzeugen von der Auswahlliste ausgeschlossen (z. B. Luxusfahrzeuge oder Diesel) und sollten sie es sein?
- Sind bestimmte Automarken ausgeschlossen?
- Sollte unsere Politik obligatorische Optionen enthalten?
- Werden zusätzliche Dienstleistungen ausgewählt, die in unsere Verträge aufgenommen werden sollen? (Unfallversicherung, Telematik usw.).
- Dürfen die Fahrer das Fahrzeug privat nutzen?
- Können Fahrer verlangen, dass sie auf ihren Firmenwagen verzichten und ihr eigenes Fahrzeug benutzen? Welche Auswirkungen hätte dies auf die Vergütung für den Arbeitnehmer und das Unternehmen?
Verantwortlichkeiten des Unternehmens
Als Arbeitgeber sind fast alle Ihre rechtlichen Verantwortlichkeiten in Bezug auf Firmenfahrzeuge mit den folgenden Punkten verbunden Sicherheit, Wartung und Versicherung.. Sie haben die Pflicht, dafür zu sorgen, dass die Fahrer in guter körperlicher Verfassung und kompetent sind, dass von ihnen nicht verlangt wird, unangemessen viel Zeit am Steuer zu verbringen, und dass die ihnen zur Verfügung gestellten Fahrzeuge in gutem Zustand sind und angemessen gewartet werden. Vom rechtlichen Standpunkt aus ist es wichtig, dass Sie über eine Rückverfolgbarkeit Ihrer Audits So können Sie im Falle einer möglichen Strafverfolgung nachweisen, dass Sie Ihre gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt haben.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Verfügen Sie über eine interne Ressource, die die Sicherheitsregeln der Flotte zusammenfasst?
- Werden die Fahrer ordnungsgemäß überprüft, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Führerschein für den Fahrzeugtyp besitzen, den sie fahren sollen, insbesondere für Nutzfahrzeuge? Werden die Führerscheine regelmäßig überprüft?
- Haben sie Zugang zu Schulungen, um ihr Fahrverhalten zu verbessern? Wie wird verfahren, wenn ein Fahrer Punkte verliert?
- Was passiert, wenn einem Begünstigten der Führerschein entzogen wird?
- Wie können Sie sicherstellen, dass die Wartung in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird?
- Sind sich die Fahrer auch ihrer Verantwortung bewusst, die Sicherheit des Fahrzeugs regelmäßig zu überprüfen (z.B. den Reifendruck)? Wie kann dieser Parameter überprüft werden?
Gut zu wissen: Die Problematik der Benutzung von Mobiltelefonen am Steuer ist sehr wichtig. Dies ist ein echtes Thema für Flottenmanager und muss von jedem Unternehmen angegangen werden.
Die Verantwortlichkeiten des Begünstigten
Wenn Sie einem Fahrer einen Firmenwagen zuweisen, übertragen Sie ihm die Verantwortung für ein Objekt von großem Wert, das manchmal auch zu Unfällen führen kann. Es ist wichtig, dass der Fahrer versteht, dass er Verantwortung trägt, insbesondere für gutes Benehmen und Wartung in einigen Fällen.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Ist sich der Fahrer seiner Pflichten in Bezug auf die Wartung und Pflege des Fahrzeugs gemäß den Empfehlungen des Herstellers bewusst?
- Sind sie in der Lage, regelmäßige Sicherheitskontrollen durchzuführen (Reifen, Bremsen, Licht usw.) Gibt es eine Möglichkeit zu überprüfen, ob diese Aufgaben erledigt wurden?
- Verfügt der Fahrer über einen angemessenen Pannendienst? Werden Ratschläge gegeben, was im Falle einer Panne zu tun ist, um das Unfallrisiko zu minimieren?
- Sind die Fahrer über die Bedingungen des Versicherungsvertrags informiert?
Verwaltung von Unfällen
Es ist auch wichtig, klare Richtlinien für die Verantwortung des Fahrers im Falle eines Unfalls aufzustellen. In diesem Bereich sollten Sie sich von Ihrem Versicherer beraten lassen.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Werden Ihren Fahrern Ratschläge gegeben, was sie im Falle eines Unfalls zu tun haben? Wie schnell müssen sie Sie als Arbeitgeber benachrichtigen?
- Was passiert bei einem schuldhaften Unfall?
- Haben wir ein Verfahren nach einem Unfall?
Die Regeln des guten Benehmens
Ein weiterer Schlüsselbereich des Fuhrparkmanagements ist das Fahrverhalten der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie Sie zum Fahren im Rahmen des Gesetzes stehen.
Fragen, die Sie sich stellen sollten
- Haben Sie einen Verhaltenskodex, der den Fahrer daran erinnert, sich an die Geschwindigkeitsbegrenzungen und die Straßenverkehrsordnung zu halten?
- Wenn ein Fahrer einen Verstoß begeht, bezahlt er das Bußgeld? Wenn ja, wie kann sichergestellt werden, dass er das Bußgeld bezahlt hat?
- Behält ein Mitarbeiter sein Auto, wenn er mehrere Verstöße begangen hat?
- Gibt es Richtlinien bezüglich der Möglichkeit, die Fahrzeuge des Unternehmens für Zwecke wie Abschleppen zu nutzen?
- Was sind die Folgen, wenn ein Fahrer beschuldigt wird, unter Alkohol- oder Drogeneinfluss gefahren zu sein?
Wartung des Fahrzeugs
Mit der Zuteilung eines Firmenwagens vertrauen Sie einem Fahrer einen Gegenstand von hohem Wert an. Der Wiederverkaufswert des Fahrzeugs wird jedoch stark beeinträchtigt, wenn es nicht ordnungsgemäß gewartet wird. Ebenso kann es sein, dass Sie am Ende eines Langzeitmietverhältnisses horrende Instandsetzungsgebühren zahlen müssen, wenn das Fahrzeug am Ende des Vertrages nicht in gutem Zustand ist. Es ist daher wichtig, den Fahrern ihre Verantwortung für die Instandhaltung des Fahrzeugs bewusst zu machen.
Eine weitere Option, die in Betracht gezogen werden sollte, ist die Beschleunigung des Übergangs zu 100% elektrischen Fahrzeugen. Diese Entscheidung ermöglicht Fuhrparkmanagern erhebliche Einsparungen durch reduzierte Wartung. Im Durchschnitt können über den gesamten Zyklus bis zu 50% an Wartungs- und Reparaturkosten eingespart werden.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Werden die Fahrer auf die Notwendigkeit aufmerksam gemacht, die Wartungs- und Instandhaltungsanforderungen des Herstellers zu erfüllen?
- Welche Informationen sollten die Fahrer erhalten, um das Fahrzeug im bestmöglichen Zustand zu halten? Was erwarten wir in Bezug auf die Reinigung?
- Sollten die Fahrzeuge in regelmäßigen Abständen auf kleinere Schäden oder andere Probleme überprüft werden? Wer sollte dies tun?
- Was ist bei kleineren Schäden am Fahrzeug zu tun? Was ist durch den Mietvertrag abgedeckt? Langzeitmiete ?
Ökologie
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Politik CSR müssen Sie bei der Verwaltung Ihres Fuhrparks mehr oder weniger Rücksicht auf die Umwelt nehmen.
Dies ist ein sehr wichtiger Bestandteil Ihrer Police, insbesondere im aktuellen regulatorischen Umfeld.
Das LOM-Gesetz (Loi d'Orientation des Mobilités) verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern und einem Fuhrpark von mehr als 100 Fahrzeugen, ihren Fuhrpark zu erneuern und dabei emissionsarme Motoren zu bevorzugen. Der Rahmen dieses Gesetzes bringt auch andere Herausforderungen mit sich, wie z.B. die geographische Lage der Betriebe, die in der Nähe von verkehrsberuhigten Zonen (ZFE) angesiedelt sein können. In diesem Zusammenhang muss die Fahrzeugpolitik die Strategie des Unternehmens in Bezug auf CSR und umweltfreundliche Mobilität widerspiegeln.
Das Jahr 2022 ist die erste Frist der neuen Regelung, da die Unternehmen eine Erneuerung der umweltschädlichen Fahrzeuge in Höhe von 10% ihrer Flotte garantieren müssen. Diese Quoten müssen schrittweise erhöht werden, um bis 2030 einen Anteil von 50% sauberer Fahrzeuge zu erreichen. Diese Maßnahme wird durch das Verbot des Verkaufs von Autos und Nutzfahrzeugen mit Verbrennungsmotoren im Jahr 2040 unterstützt.
Parallel dazu müssen private und öffentliche Unternehmen Ladestationen auf ihren Parkplätzen installieren. Diese müssen zwischen 5 und 10% der Parkplätze ausmachen, abhängig von der Größe der betroffenen Zone und der Problematik des Publikumsverkehrs. Finanzierungshilfen wie die Advenir-Prämie wurden eingeführt, um diesen Wandel zu unterstützen.
Der andere Teil des LOM betrifft die Pauschale für nachhaltige Mobilität (FMD). Ab 2022 haben Unternehmen die Möglichkeit, den "Mobilitätstitel" einzuführen. Es handelt sich um ein neues System zur pauschalen Übernahme des Kraftstoffverbrauchs von Arbeitnehmern im Rahmen von Geschäftsreisen. Es ist ein vorausbezahltes Ticket, das die Erstattung der Fahrtkosten der Arbeitnehmer erleichtern soll.
Aber es ist auch wichtig zu beachten, dass angesichts der ständigen Weiterentwicklung des Angebots an emissionsarmen Fahrzeugen dies ein Teil ist, der in Ihrer Fahrzeugpolitik häufig aktualisiert werden muss.
Damit die Mobilität im Unternehmen ein Hebel für Rentabilität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz bleibt, ist es unerlässlich, die Car Policy mit Leben zu füllen. Das Dokument muss so flexibel wie möglich bleiben.
Fragen, die Sie sich stellen sollten :
- Ist unsere Car Policy auf die Strategie abgestimmt? CSR des Unternehmens?
- Sollten wir einen allgemeinen CO2-Grenzwert pro Fahrzeug für unsere Fahrzeugflotte festlegen (z.B. 95 g/km) und diesen Grenzwert in Zukunft auf jährlicher Basis reduzieren? Sollten wir unterschiedliche Grenzwerte für die verschiedenen Fahrzeugtypen festlegen?
- Sollten wir andere Umweltmaßnahmen als CO2 in Betracht ziehen? Sollten wir z.B. SUVs verbieten?
- Sollten wir uns als Organisation speziell dazu verpflichten, den CO2-Fußabdruck unserer Flotte im Laufe der Zeit zu reduzieren? Was sollte unser Ziel sein? Wie sollten wir es messen?
- Sollten wir gerade die Nutzung von Fahrzeugen mit sehr niedrigem CO2-Ausstoß fördern, wie z.B. von Elektroautos, gefördert werden. oder Hybridautos mit verlängerter Reichweite? Sollten diese Fahrzeuge den Mitarbeitern vorgeschrieben werden oder sollten sie in die Überlegungen einbezogen werden?
Erstellen Sie Ihre Car Policy
Nachdem Sie sich die richtigen Fragen gestellt und die Antworten gesammelt haben, und nachdem Sie an der Auswahl Ihrer Fahrzeuge gearbeitet haben, müssen Sie nun in die Phase der Erstellung Ihrer Car Policy eintreten.
Dieses Dokument wird eine Säule des Betriebs Ihrer Fahrzeugflotte sein und muss gut lesbar und gut strukturiert sein. Ein Dokument, das Hunderte von Seiten umfasst, wird von Ihren Mitarbeitern einfach nicht gelesen.
Sobald Sie einen ersten Entwurf fertiggestellt haben, kann er von verschiedenen Personen zum Korrekturlesen eingesehen werden.
Die endgültige Version des Dokuments, die von allen bestätigt wurde, sollte an alle Mitarbeiter mit einem Firmenwagen verteilt werden, die das gleiche Dokument gelesen und genehmigt haben müssen. Dieses Dokument muss auch jedes Mal unterzeichnet werden, wenn ein neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team stößt.
Jetzt wissen Sie alles über das Konzept der Car Policy. Sollten Sie noch Fragen haben, können Sie uns gerne unter [email protected] kontaktieren.
Angesichts der Bedeutung dieses Dokuments sollten Sie nicht zögern, Ihre Führungskräfte um Rat zu fragen und/oder sich an einen neutralen Berater zu wenden.
Profitieren Sie von einer Car Policy mit Beev!
Benötigen Sie eine Fahrzeugpolitik für Ihr Unternehmen? Mit Beev erhalten Sie kostenlos eine individuelle Firmenpolitik für Ihr Unternehmen.
